Manajemen Kami

Mengelola Pekerjaan  IndII

Indonesia Infrastructure Initiative (IndII) didirikan oleh Pemerintah Australia sebagai sebuah fasilitas – dengan kata lain, keberadaannya adalah untuk memfasilitasi pekerjaan yang oleh para mitranya dari Indonesia diidentifikasi memiliki prioritas utama. Tanggung jawab IndII adalah untuk menyalurkan dana jutaan dolar dari anggaran Pemerintah Australia melalui pengaturan ini, dan dengan demikian menjadi syarat mutlak bahwa Fasilitas ini beroperasi secara efektif, patuh kepada fokus strategisnya, dan menghasilkan dampak semaksimal mungkin. Untuk memastikan agar ini terjadi, Fasilitas ini beroperasi di bawah arahan beberapa badan pemantau dan penasihat yang mengawasi fokus dan implementasi kegiatan IndII. Badan-badan utama ini adalah:

Dewan Penasihat Fasilitas terdiri dari wakil-wakil senior dari Bappenas, instansi Pemerintah Indonesia lain yang terkait dan Departemen Luar Negeri dan Perdagangan Australia (DFAT). Dewan ini setiap enam bulan sekali mengadakan pertemuan untuk memberi arahan strategis secara keseluruhan kepada Fasilitas, serta untuk mengawasi kemajuan dan strategi pengelolaan risiko IndII. Dewan memberi pedoman mengenai pengembangan program bersama instansi Indonesia di tingkat nasional maupun regional. Dewan juga mengkaji data Monitoring and Evaluation (M&E) dan laporan mengenai kemajuan IndII dalam mencapai tujuannya. Data ini berikut informasi lainnya digunakan sebagai masukan kepada DFAT untuk menilai efektifitas Fasilitas ini dalam mencapai tujuannya.

Tim Teknis terdiri dari staf di bawahnya dari instansi Pemerintah Indonesia yang sama sebagaimana diwakili dalam Dewan IndII, berikut seorang wakil dari Australian Aid. Susunan seperti ini menjadi sarana efektif bagi pertukaran informasi antara  Dewan dan Tim Teknis. Peran utama Tim Teknis ini adalah untuk menyediakan petunjuk pelaksanaan kepada tim manajemen IndII dalam pengembangan dan pengelolaan kegiatannya. Tim Teknis memberi pertimbangan atas usulan kegiatan yang disampaikan kepada IndII dan menetapkan apakah kegiatan tersebut perlu dikembangkan dan dilaksanakan. Tim ini juga menyediakan informasi kepada staf Fasilitas IndII mengenai perubahan kebijakan dan operasional di pihak Pemerintah Indonesia dan membantu Fasilitas dalam mengatur kontak dengan organisasi-organisasi dan pemangku kepentingan utama baik di sektor pemerintah maupun sektor swasta Indonesia. Umumnya Tim Teknis bertemu setiap bulan, atau bisa lebih sering apabila diperlukan. Untuk mempertahankan komitmen IndII terhadap kemitraan dan tanggung jawab bersama, peran sebagai Ketua Tim Teknis digilir di antara para anggota.

Bappenas merupakan instansi mitra pendamping (counterpart) utama bagi IndII dari unsur Pemerintah Indonesia. Instansi ini berhubungan dengan staf IndII untuk membantu mengembangkan pemahaman tentang infrastruktur Indonesia dan menjalin hubungan dengan masing-masing instansi. Bappenas merupakan anggota Dewan IndII maupun Tim Teknis. Hal ini mencerminkan posisinya sebagai sumber terbaik untuk memperoleh umpan balik esensial tentang persepsi instansi Pemerintah Indonesia mengenai peran IndII, tingkat ketertarikan instansi untuk bekerja sama dengan IndII, dan peluang-peluang baru yang dapat ditangani oleh IndII.

Wakil-wakil dari Australian Aid Indonesia selalu menghadiri semua pertemuan Dewan IndII, Tim Teknis dan Kelompok Koordinasi. Australian Aid melakukan pengawasan atas keuangan IndII. Australian Aid juga merupakan pihak yang membuat keputusan terakhir terkait dengan anggaran program, memantau dan mengevaluasi kinerja Kontraktor Pengelola IndII, dan menyediakan informasi tentang adanya perubahan kebijakan nasional Indonesia, kondisi dan hal-hal baru yang timbul yang seharusnya diketahui oleh Fasilitas.  Australian Aid juga membantu dalam mengatur pertemuan dengan instansi Pemerintah Indonesia.

SMEC adalah perusahaan konsultan rekayasa yang berpusat di Australia dan merupakan Kontraktor Pengelola Fasilitas IndII dengan tanggung jawab sehari-hari untuk melaksanakan dan mengelola Fasilitas sesuai ketentuan kontraknya dengan Australian Aid. Tugas Kontraktor Pengelola meliputi:

  • Memprakarsai dan menjalin hubungan dengan instansi-instansi mitra.
  • Menyusun strategi, program kegiatan, rencana kerja, serta semua proses dan dokumentasi yang terkait.
  • Mengelola pengadaan barang dan jasa terkait dengan pelaksanaan kegiatan.
  • Mengangkat dan mengelola staf dan konsultan yang memiliki keahlian teknis yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan IndII.
  • Penyebaran informasi mengenai tujuan program dan kewajiban kontraktual.
  • Menyusun laporan keuangan dan laporan lainnya sebagaimana ditetapkan.
  • Membentuk dan menjalankan sistem pemantauan dan evaluasi yang efektif.
  • Menjadi penyelenggara dan pendukung pertemuan berbagai kelompok dalam struktur manajemen.
  • Bertindak proaktif dalam mengenali dan menanggulangi masalah atau tantangan apapun yang mungkin timbul.

Tim Penilai Dampak adalah sebuah kelompok independen yang dikontrak langsung oleh Australian Aid dengan tujuan sebagai berikut:

  • Melakukan evaluasi atas kinerja IndII dalam mencapai tujuan fasilitas IndII sebagaimana ditetapkan sebelumnya.
  • Melakukan penilaian atas efektivitas pengaturan pelaksanaan Fasilitas.
  • Membuat tolok ukur terhadap hasil kinerja IndII dibandingkan dengan pendekatan alternatif yang dapat dilakukan Australian Aid untuk mendukung investasi infrastruktur di Indonesia.

Tim ini juga memberi pedoman dan rekomendasi mengenai cara yang dapat ditempuh untuk memperkuat Kerangka Kerja Pemantauan dan Evaluasi IndII. Pekerjaan Tim ini berpedoman pada persyaratan Australian Aid yang baru-baru ini diberlakukan oleh Kantor Efektivitas Pembangunan.

Melalui kerjasama antara Australian Aid dengan instansi-instansi utama Pemerintah Indonesia, IndII telah menyusun Monitoring and Evaluation (M&E) Strategy atau Strategi Pemantauan dan Evaluasi (www.indii.co.id/mon-eval). Australian Aid menggunakan strategi ini sebagai pedoman dalam merencanakan, mengkaji dan mengevaluasi semua kegiatan IndII. Australian Aid juga dapat membentuk sebuah Kelompok Pemantau dan Pengkaji yang dapat memberikannya advis teknis secara independen tentang segala aspek terkait Fasilitas IndII dan untuk membantu Australian Aid dalam menilai kinerja Kontraktor Pengelola.

Kelompok Koordinasi dirancang sebagai suatu mekanisme dengan tujuan mempromosikan dan mendukung koordinasi dan kerjasama dengan program infrastruktur Australian Aid lainnya dan program-program yang dimiliki mitra pembangunan Indonesia lainnya – khususnya dengan Bank Dunia dan Bank Pembangunan Asia, dan juga dengan instansi lainnya bilamana diperlukan. Kelompok Koordinasi ini diketuai oleh Penasihat Senior Infrastruktur, dan anggotanya mencakup para Direktur Teknis IndII, staf Australian Aid lain yang terkait, serta para kontraktor yang bekerja pada program Australian Aid lain yang terkait dengan infrastruktur. Wakil-wakil Pemerintah Indonesia dan mitra pembangunan lainnya diundang untuk menghadiri berbagai pertemuan sesuai topik pembahasan yang relevan dengan mereka. Pertemuan-pertemuan Kelompok Koordinasi ini merupakan ajang untuk bertukar informasi tentang pembangunan infrastruktur di Indonesia; program donor masing-masing; celah dan peluang untuk berkoordinasi; dan memetik pelajaran dari pengalaman bekerja baik di tingkat nasional maupun regional.